Как писать письма, чтобы получить результат

Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте। Деловые письма решают организационные, экономические вопросы, правовые проблемы. Согласно деловому этикету, письма могут отсылаться в машинописном или электронном виде, но подписываться в них следует только от руки. Исключение - письма с поздравлениями, благодарностью, с выражением соболезнования, которые всегда пишутся от руки. Если ты решила что-то исправить, лучше не зачеркивать, а переписать заново.

Не знаешь, как правильно написать деловое письмо, жалобу или благодарность? Трудно изложить свои мысли на бумаге?
Используй простые рекомендации, и ты достигнешь желаемого результата и успеха при оформлении деловой или личной корреспонденции.
Письмо — это обобщенное название различных по содержанию документов, пересылаемых по почте. Деловые письма решают организационные, экономические вопросы, правовые проблемы. Согласно деловому этикету, письма могут отсылаться в машинописном или электронном виде, но подписываться в них следует только от руки. Исключение - письма с поздравлениями, благодарностью, с выражением соболезнования, которые всегда пишутся от руки. Если ты решила что-то исправить, лучше не зачеркивать, а переписать заново. Иначе письмо будет выглядеть очень неопрятно, да и твой адресат невольно заинтересуется тем, что же такое ты на ходу раздумала ему сообщить.
Деловая переписка условно подразделяется на: торговые соглашения; ответные письма с благодарностью; поздравления; извинения; требования и запросы. Рассмотрим некоторые из них.
Жалоба
Для начала точно определи, кому следует адресовать письмо. Таким образом, твоя жалоба не затеряется в лабиринтах кабинетов и будет намного быстрее рассмотрена. Например, «Руководителю отделения сбыта Кащенко Г. В.» Как обратиться к адресату? Если ты не знаешь имени и фамилии адресата, на-1 пиши: «Уважаемый господин/госпожа!» Если ты лично не знакома с адресатом - «Уважаемый господин Николаев/госпожа Оверченко!»
Между обращением и первым абзацем уточни, о чем идет речь в письме. Например, «тема: коричневый кожаный костюм, состоящий из трех предметов - брюк, жакета и жилета». Это поможет сразу же посвятить адресата в суть дела и затем без особых усилий рассмотреть жалобу. Далее, если в своей жалобе ты приведешь веские аргументы и выберешь правильный тон, то твои замечания воспримут всерьез, а не выбросят в мусорное ведpo. Постарайся выражаться четко, лаконично и без эмоций. Ни в коем случае не демонстрируй злость или раздражение — это уменьшает твои шансы получить позитивный результат. Четко сформулируй цель, которой ты хочешь добиться посредством отправки это¬го письма. Напиши предельно четко и ясно, чего ты хочешь, что должно быть предпринято и какого результата ты ожидаешь. Будь рассудительной и не ставь никаких ультиматумов. И еще. Перед тем как отправить письмо, а также, чтобы сэкономить время и силы, ознакомься со своими правами как потребителя. Получить полезные советы можно, прочитав постоянную рубрику в нашем журнале «Знай свои права». Ознакомиться с нужной информацией рекомендуем на следующих сайтах в Интернете http ://www. potrebitel.org.ua; http://www.diya.org.ua/zapyt 1 .htm. Напомним, что жалобу ты должна составить как минимум в двух экземплярах. Один экземпляр обязательно остается у тебя. Для контроля сроков ответа на жалобу и доказательств ее наличия ты подаешь ее сама или посылаешь по почте заказным письмом с заказным уведомлением о вручении. В первом случае ты обязательно регистрируешь ее в организации, куда обращаешься. Для этого на твоем экземпляре ставится входящий номер, дата регистрации, штамп организации, ФИО, должность и подпись лица, зарегистрировавшего документ.
В случае передачи по почте ты посылаешь первый экземпляр и сохраняешь уведомление о дате вручения. Обязательно убедись, что работник почты указал при оформлении квитанции правильное название организации и ее точный адрес. Если же ты пишешь официальное письмо и тебе нужно послать копию третьему лицу, не забудь перечислить, кому еще ты его отправляешь. Например, «Копия Андрей Савельев, фирма "N" Если письмо носит официальный характер и ты знаешь имя человека, которому оно адресовано, текст следует подписать «С уважением».
Извинение
Разумеется, для того, чтобы переступить через свою гордость и признать, что ты не права, потребуется мужество. Письмо — один из самых эффективных способов, чтобы быть услышанной и попросить прошения без лишних эмоций.
В письме-извинении не оправдывай свои действия и не переноси вину на других. В случае, когда ты действительно знаешь, что виновата, твое объяснение должно звучать как извинение. Например, «Простите, я была не права» — это самая сильная просьба-извинение, способная разрушить стену, образовавшуюся между тобой и пострадавшим человеком.
Благодарность
Всем нравится, когда их благодарят. Ведь это лучшая форма для того, чтобы напомнить о проявленной доброте или щедрости. Более того, это безошибочный способ дать человеку почувствовать себя особенным! Письмо-благодарность направляется для выражения признательности за что-либо (например, за полученное письмо, каталог, приглашение, участие в каком-либо мероприятии, спонсорскую помощь, гостеприимство и т. п.). Чаще подобные письма имеют персональную адресацию. Написание их обусловлено требованиями этикета и совершенно необходимо с точки зрения перспективного сотрудничества.
Специалисты по этикету рекомендуют оформлять благодарственное письмо от руки. Это более индивидуально и свидетельствует о том, что ты потратила на написание письма достаточно времени. Чтобы не быть заподозренной g- неискренности, выражай слова благодарности в простой форме. Если в письме речь идет о благодарности за подарок, постарайся упомянуть, что именно за подарок это был, а не говори просто «спасибо за подарок». Также не забудь сказать, чем именно он тебе понравился или для чего ты его использовала. В конце послания еще раз напиши слова благодарности (Выражаем благодарность от имени... Мы признательны Вам зато, что...).
Правила оформления
Иногда очень легко не заметить очевидного
• Текст, набранный сплошь прописными буквами или курсивом, читается довольно тяжело и медленно, и написанное подобным образом очень плохо и тяжело воспринимается.
• Обязательно ставь на письме число и год.
• Абзацы должны быть короткими (не больше 20 слов в каждом),
• Пользуйся шрифтом, который легко читается, и оставляй достаточно места между абзацами.
• Используй лаконичный стиль। Текст должен легко читаться. Проверь орфографию и пунктуацию.
Образцы документов, договоры, бланки